Bloque 3, supuesto 2 del INAP (2016).

Enunciado

El tratamiento de los archivos públicos se ha venido abordando en nuestro ordenamiento jurídico, tradicionalmente, desde una perspectiva eminentemente histórico patrimonial. Un enfoque muy centrado en la conservación y protección de nuestro patrimonio documental que, aunque fundamental, hoy resulta insuficiente. La creciente heterogeneidad de los documentos producidos por las Administraciones públicas y los particulares, los cambios derivados de la incorporación de las tecnologías de la información y de la comunicación, la aparición de nuevos modelos de gestión, con sistemas mixtos digitales y en papel, y el reconocimiento de una serie de derechos ciudadanos que inciden en la gestión documental y archivística, han configurado un nuevo escenario que demanda completar el tratamiento tradicional de los archivos con una regulación de mayor alcance y perspectiva. Se hace precisa una mejor gestión de los heterogéneos fondos documentales que facilite la puesta a disposición de los ciudadanos de la gran variedad de documentos que se contienen en los archivos públicos y que garantice, a la vez, su correcta ordenación y conservación.

En este contexto, desde el Ministerio de Educación, Cultura y Deporte (en adelante MECD), se desea implantar un Sistema de Información que sirva de base tecnológica para dar soporte al Sistema Español de Archivos (en adelante SEA).

El SEA está compuesto por:

• El Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos.
• Los sistemas archivísticos autonómicos, provinciales, locales, en función de las relaciones de cooperación, basadas en el principio de voluntariedad.
• Los archivos de todo tipo de entidades públicas y privadas incorporadas al sistema mediante los correspondientes acuerdos y convenios.

Los Archivos administrativos, atendiendo al ciclo vital de los documentos, se clasifican en:

• Archivos de oficina o de gestión.
• Archivos generales o centrales de los Ministerios y de los organismos públicos dependientes de los mismos.
• Archivo intermedio.
• Archivos históricos.

El Sistema de información deberá tener la siguiente funcionalidad mínima, en relación únicamente a los Archivos históricos:

• Cualquier ciudadano sin identificación podrá:
  • Realizar búsquedas complejas sobre los archivos contenidos en el SEA, y visualizar el título de todos los archivos que no hayan sido declarados secretos.
  • Acceder al contenido de los declarados públicos.
• Los integrantes del SEA deberán poder:
  • Cargar nuevos archivos.
  • Añadir nuevas versiones de archivos cargados previamente.
  • Consultar todos los archivos que han cargado.
  • En ningún caso podrán modificar archivos existentes.
• Gestión de usuarios y permisos adecuada.
• Servir de base a un procedimiento administrativo, en el que un ciudadano (previa identificación y registro en el sistema) pueda solicitar acceso a un archivo, que no ha sido declarado público. En el procedimiento participarán tanto funcionarios del MECD como los propietarios del archivo. El resultado de este procedimiento puede ser que el archivo sea declarado público, que se rechace la petición o que se le permita el acceso individual. En este último caso éste pasará a estar disponible para la descarga por parte de este ciudadano, quien puede que sea necesario que firme una clausula de confidencialidad.
• Servir de base al procedimiento por el cual se seleccione para su destrucción la documentación física que ha sido digitalizada y almacenada en el sistema apropiadamente. En este procedimiento participará el propietario de la documentación, que será el que iniciará el procedimiento, el personal del MECD, que evaluará la petición y Personal del Instituto del Patrimonio Cultural de España, que tomará la decisión final.
• Los usuarios privilegiados del MECD, podrán visualizar todos los archivos y gestionar los mismos.

Información adicional:

• El número de Organismos públicos que utilizarán el sistema es de 10.000 (entre CCAA, EELL y Organismos públicos dependientes a la AGE).
• El número de entidades privadas que utilizarán el sistema es de 5.000.
• El tamaño de los archivos es muy variable, y puede llegar a varios cientos de Megabytes.

En relación a este sistema se pide que resuelva las siguientes cuestiones:

1. Realice un diagrama de contexto del sistema, especificando los flujos de información más importantes.
2. Realice un análisis del sistema mediante un diagrama de casos de uso.
3. Elabore el modelo de datos del sistema.
4. Describa la arquitectura lógica y funcional del sistema mediante un diagrama de paquetes.
5. Describa la arquitectura física del sistema mediante un diagrama de despliegue.
6. Realice un diagrama de secuencia que describa una petición de acceso a un archivo no público.