Leyes
- PAC: Ley del Procedimiento Administrativo Común (Ley 39/2015, de 1 de octubre)
- RJSP: Ley de Régimen Jurídico del Sector Público (Ley 40/2015, de 1 de octubre)
- Orden HAP/1949/2014: regula el Punto de Acceso General de la AGE
Ámbito subjetivo
El ámbito subjetivo de la PAC y el RJSP es:
- El sector público:
- AGE
- CCAA
- EELL
- Sector público institucional:
- OOPP y entidades de derecho público vinculados o dependientes de las AAPP
- entidades de derecho privado vinculadas o dependientes de las AAPP
- universidades públicas
- (solo en la PAC) corporaciones de Derecho Público
Relación de las personas con las AAPP
- La comunicación electrónica con las AAPP es obligatoria para:
- personas jurídicas
- entidades sin personalidad jurídica
- profesionales colegiados
- empleados de las AAPP
- representantes de los anteriores
- Para realizar cualquier tramite hay que identificarse por algún medio previsto en la Ley
- La firma se usa para:
- Formular solicitudes
- Prestar declaraciones responsables o comunicaciones
- Interponer recursos
- Desistir de acciones
- Renunciar a derechos
- Para las personas que no puedan o sepan como identificarse o firmar eléctricamente podrán acudir a funcionarios habilitados para que completen la operación por ellos actuando como herramienta, no como representante. Las AAPP deben mantener un registro actualizado de los funcionarios habilitados para esta tarea.
- La representación puede acreditarse mediante cualquier medio válido en Derecho que deje constancia fidedigna de su existencia. Ej: Apud Acta o inscribiéndose en el registro electrónico de apoderamientos de la AP competente.
- Las CCAA y EELL deben contar con un Registro Electrónico de Apoderamientos y si no lo tienen adherirse al de la AGE.
- Las AAPP deben tener un único Registro electrónico por Administración u organismo en el que se hará asiento de todo documento presentado o recibido. No puede existir otro tipo de registro que no sea electrónico.
- Todos los registros deben ser interoperables, de manera que cualquier documento o solicitud puede ser presentado en cualquiera de ellos y llegar a su destino.
- El canal presencial para presentar documentos será para asistir a las personas no obligadas a usar comunicación electrónica. Estas oficinas de asistencia aparecerán en un mapa de la sede electrónica.
El acto administrativo
- Los actos administrativos, por lo general, o son escritos o a través de medios electrónicos
- Las notificaciones se hacen preferentemente por medios electrónicos
- Las notificaciones vienen acompañadas de avisos de notificación a los dispositivos electrónicos y/o correo electrónico del interesado. Este aviso es siempre electrónico, con independencia de que la notificación sea en papel o electrónica.
- Si la AP necesita la dirección del interesado pero la desconoce podrá obtenerla del Padrón Municipal vía INE.
- La notificación electrónica puede hacerse por Sede Electrónica o por DEH
- La notificación se entiende practicada una vez que el interesado acceda a ella o pasen 10 días naturales (en el 2º caso se entiende como rechazada)
- En caso de notificación infructuosa se hará por medio de anuncio en el BOE
- El acto administrativo puede ser objeto de automatización
(es decir, realizarse íntegramente por medios electrónicos y sin intervención
directa de un empleado público) cuando no requiera de resolución motivada ni venga
originado por una potestad discrecional. Para ello se debe definir:
- Las especificaciones
- La programación
- El mantenimiento
- La supervisión y control de calidad
- La auditoria del sistema de información y su código fuente
- El órgano responsable a efectos de impugnación
Sede Electrónica
La Sede Electrónica debe cumplir unos requisitos (mínimo ENI y ENS) mucho más estrictos que el Portal de Internet porque mientras este es básicamente una web informativa, la Sede ofrece servicios y tramites de diversa índole.
Algunos de estos requisitos mínimos que debe cumplir son:
- Comunicaciones seguras
- Accesibilidad y estándares abiertos
- Identificación mediante certificado reconocido de servidor web seguro
- Permitir la realización de todos los servicios que requieran autenticación electrónica de la AP o de los ciudadanos
- Permitir al interesado consultar la tramitación de sus expedientes
- Publicar de actos, comunicaciones y DO
- Tener un Registro Electrónico
- Usar sellos electrónicos y medidas adecuadas para su verificación
- Albergar todas las notificaciones al interesado (incluso las de papel, previa digitalización)
- Servicios de verificación de CSV
- Tener modelos y sistemas de presentación masiva (presentar varias solicitudes a la vez)
ACCEDA
ACCEDA es una herramienta desarrollada y mantenida por DTIC para la creación y mantenimiento de Sedes Electrónicas. Se compone de tres partes:
- CMS: Sistema de gestión de contenidos
- Tramitador: Tramita expedientes, notificaciones, certificados, documentos...
- Administrador: Crea procedimientos administrativos
Punto de acceso general electrónico
En la PAC se establece el derecho a comunicarse con cualquier AP a través del Punto de Acceso General, el cual esta gestionado por AGE pero sus fuentes de información puede ser:
- Internas: procedentes del propio organismo responsable del punto (Subdirección General de la Inspección General de los Servicios de la Administración General del Estado y Atención al Ciudadano dependiente de MINHAP)
- Externas: dependen de otras AAPP
El punto se basa en 4 apartados:
- información de carácter general y de orientación
- procedimientos y servicios (ej: Mi vida en trámites)
- participación ciudadana (ej: Buzón de atención, chat, encuestas)
- zonas que requieren autenticación (ej: Carpeta ciudadana)
El punto utiliza dos inventarios:
SIA: Sistema de Información Administrativa
- Actúa como catálogo de información sobre tramitación administrativa, incluyendo información sobre todos los procedimientos administrativos y servicios dirigidos al ciudadano
- Esta diseñado para permitir la administración distribuida y la actualización por todas las AAPP participantes
DIR3: Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas
- Esta gestionado por la SGAD
- Los códigos se utilizan como metadatos de documentos y expedientes electrónicos de acuerdo a las NTI de Expediente Electrónico e intercambio de Datos entre Entidades Registrales (SICRES3)
Archivo y expediente electrónico
La PAC determina que todos los actos y documentos administrativos deberá ser electrónicos.
Requisitos del documento administrativo electrónico:
- Firma electrónica
- Referencia temporal que acredite el momento de la firma
- Metadatos mínimos exigidos por el ENI y la NTI de Documento Electrónico
Validez de las copias realizadas por las AAPP:
- Una copia auténtica es un copia de un documento realizada por un funcionario habilitado para ello y que tiene la misma validez y eficacia que el documento original a efectos administrativos
- Las AAPP deben mantener actualizado un registro de funcionarios habilitados para hacer copias autenticas
Documentos aportados por los interesados:
- No hace falta aportar ningún documento que haya sido elaborado por cualquier otra AP
- Los documentos presentados de manera presencial en papel deben ser digitalizados, devolviendose el original al interesado
Expediente administrativo:
- Siempre es electrónico
- Cumple con la NTI de Documento Electrónico, por lo tanto incluye:
- Un índice electrónico que garantiza la integridad del expediente
- La firma del índice electrónico por la AP
- Los metadaos del expediente electrónico (mínimo los del NTI)
- Cuando sea necesario mandar el expediente a terceros se enviara completo, foliado, autenticado y con un índice
Archivo de documentos:
- Cada AP debe tener un archivo electrónico único de los documentos que correspondan a procedimientos finalizados o a sus actuaciones administrativas
- Los documentos deben garantizar la autenticidad, integridad y conservación
- La eliminación de documentos debe ser autorizada en base a la normativa
- El archivo ha de cumplir el ENS
- Ha de existir las posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes
PGDE Política de gestión de documentos electrónicos:
- Define las directrices para la creación y gestión de Documentos
- La PGDE ha de ser aprobada al más alto nivel dentro del organismo
- El ENI indica que definir la PGDE es la primera medida para realizar el archivo electrónico
- Las NTI establece pautas comunes sobre: